RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN ARSIP SURAT PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTHAN THAHA SAIFUDDIN JAMBI

Abstract

Arsip surat merupakan catatan surat masuk dan keluar yang menjadi bagian penting dari proses kearsipan. Di Kantor Layanan Administrasi & Umum Fakultas Sains & Teknologi UIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi, proses pengarsipan surat masih dilakukan secara manual. Hal ini dibuktikan dengan data surat masuk dari Juni-November 2023 sebanyak 254 surat (rata-rata 42 per bulan) dan 840 surat keluar dari Januari-November 2023 (rata-rata 76 per bulan).Proses manual yang ada meliputi pencatatan data, pembuatan disposisi dengan mencetak lembar terpisah, dan penulisan tangan yang rentan menimbulkan kesalahan serta ketidakselarasan data. Selain itu, penyampaian surat kepada pihak terkait seperti dekan dan wakil dekan dilakukan dengan mengirim pesan satu per satu melalui WhatsApp.Untuk mengatasi inefisiensi ini, dirancanglah sebuah sistem informasi berbasis web menggunakan Framework  Laravel dan Database MySQL dengan model pengembangan Waterfall dan perancangan UML. Sistem yang dirancang memiliki fitur utama untuk mengelola arsip surat dan meneruskannya secara otomatis melalui integrasi WhatsApp. Solusi ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu, dan memungkinkan pekerjaan tidak terikat tempat. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode Black Box, sistem dinyatakan valid secara keseluruhan.