PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BUKU TAMU DIGITAL BERBASIS WEBSITE

STUDI KASUS : SEKRETARIAT DAERAH BAGIAN ORGANISASI DAN TATA KELOLA KOTA KENDARI

Abstract

Pencatatan kunjungan yang cepat, akurat, dan efisien merupakan kebutuhan penting dalam administrasi pemerintahan di era digital. Proses pencatatan tamu manual di Sekretariat Daerah Kota Kendari menimbulkan risiko hilangnya data 12%, kesalahan pencatatan 8%, dan waktu pencarian data 23 menit per kasus. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun Sistem Buku Tamu Digital berbasis web untuk mengatasi permasalahan pencatatan manual tersebut. Metode penelitian meliputi studi literatur, observasi langsung, perancangan sistem menggunakan UML (use case diagram, activity diagram, class diagram), implementasi dengan PHP dan MySQL, serta pengujian blackbox testing. Sistem dilengkapi fitur pengisian buku tamu, pengelolaan data, pengiriman pesan WhatsApp, laporan PDF/Excel, dan backup database. Hasil implementasi menunjukkan sistem berhasil mengurangi waktu input menjadi 3,2 menit per kunjungan dengan tingkat akurasi 96,8%. Pengujian blackbox menghasilkan tingkat keberhasilan 100% untuk semua fungsi inti, waktu respon rata-rata 2,1 detik untuk operasi CRUD, dan success rate 98% untuk integrasi WhatsApp. Dashboard dengan interval update 30 detik memudahkan monitoring aktivitas kunjungan. Sistem ini meningkatkan efisiensi administrasi, mendukung transparansi pelayanan, dan implementasi e-Government di instansi pemerintahan.