ANALISIS SISTEM INFORMASI MONITORING SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KUA KECAMATAN TARUB

Abstract

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Tarub dengan fokus menganalisis proses monitoring surat masuk dan surat keluar yang hingga saat ini masih dilakukan secara manual. Proses pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung serta wawancara dengan pegawai tata usaha untuk mengetahui alur pencatatan, metode pengarsipan, serta hambatan yang muncul dalam pengelolaan surat. Berdasarkan hasil pengamatan, pencatatan surat pada KUA Tarub masih menggunakan buku agenda sebagai media utama. Setiap surat dicatat secara manual kemudian disimpan dalam map arsip fisik. Sistem ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain mudah dipahami oleh seluruh pegawai, tidak memerlukan biaya besar, serta tidak bergantung pada perangkat teknologi maupun jaringan internet. Namun, penggunaan sistem manual juga menimbulkan berbagai kelemahan seperti proses pencarian arsip yang lambat, risiko kerusakan atau kehilangan dokumen, serta keterbatasan ruang penyimpanan. Melalui analisis SWOT, ditemukan bahwa KUA Tarub memiliki peluang untuk menerapkan sistem informasi berbasis digital sejalan dengan dorongan pemerintah dalam digitalisasi layanan publik. Meskipun demikian, terdapat tantangan seperti keterbatasan SDM, kurangnya pelatihan teknologi, dan minimnya anggaran. Secara keseluruhan, sistem manual masih berjalan baik tetapi belum efisien sehingga diperlukan pengembangan sistem digital di masa mendatang.