PEMANFAATAN SOFTWARE DALAM PROSES INPUT, PENCATATAN, DAN OUTPUT SURAT MASUK DI DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

Abstract

Pemanfaatan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran menjadi kebutuhan penting bagi instansi pemerintah, khususnya dalam pengelolaan surat masuk. Proses persuratan yang masih dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan permasalahan seperti keterlambatan pencatatan, kesulitan penelusuran arsip, serta kurangnya efisiensi kerja. Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Selatan telah memanfaatkan software persuratan untuk mendukung proses input, pencatatan, dan output surat masuk. Tujuan penulisan artikel ini adalah untuk mendeskripsikan pemanfaatan software tersebut dalam mendukung efektivitas pengelolaan administrasi surat masuk. Metode yang digunakan adalah pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi selama pelaksanaan kegiatan magang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan software persuratan mampu mempermudah proses input data surat masuk, meningkatkan kerapian dan keamanan pengarsipan, serta mempercepat penyajian output surat berupa arsip digital dan lembar disposisi. Dengan demikian, pemanfaatan software persuratan memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi dan efektivitas administrasi persuratan di lingkungan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Selatan.