SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI SMK YPE NUSANTARA SLAWI

Abstract

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu kegiatan administrasi penting dalam menunjang kelancaran operasional sekolah. Pada SMK YPE Nusantara Slawi, proses pengelolaan surat sebelumnya masih dilakukan secara manual menggunakan buku agenda dan penyimpanan arsip fisik. Cara tersebut menyebabkan pengelolaan data surat menjadi kurang efektif, proses pencarian surat membutuhkan waktu yang lebih lama, serta berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pencatatan dan penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web untuk membantu proses administrasi persuratan di sekolah. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototyping yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, pembuatan prototype, implementasi, dan pengujian. Perancangan sistem dilakukan menggunakan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan struktur dan proses sistem. Sistem dikembangkan berbasis web sehingga dapat diakses dengan mudah melalui perangkat komputer. Fitur yang tersedia dalam sistem meliputi pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi surat, buku tamu, manajemen pengguna, notifikasi, serta pembuatan laporan administrasi surat. Hasil pengujian menggunakan black box testing menunjukkan bahwa seluruh fungsi sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dengan adanya sistem ini diharapkan pengelolaan data surat di sekolah menjadi lebih terstruktur, mempermudah proses pencarian data, serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan administrasi persuratan