RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN ARSIP DIGITAL DENGAN FITUR PENCARIAN DOKUMEN BERBASIS TF-IDF

STUDI KASUS: BIDANG TIK POLDA SUMATERA BARAT

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam mendukung administrasi organisasi, khususnya pada instansi pemerintahan. Namun, pengelolaan arsip internal pada Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Polda Sumatera Barat masih dilakukan secara semi manual sehingga menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen serta kurangnya pengelolaan yang terstruktur. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem manajemen arsip digital berbasis web yang mampu mendukung workflow internal serta menyediakan fitur pencarian dokumen berbasis konten. Metode yang digunakan adalah prototype yang meliputi tahap komunikasi, perencanaan, pemodelan, konstruksi, dan evaluasi. Sistem dikembangkan menggunakan framework Laravel dan basis data MySQL dengan mekanisme multi-role. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dibangun mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mempercepat proses pencarian dokumen melalui penerapan metode Term Frequency–Inverse Document Frequency (TF-IDF), serta meningkatkan transparansi dalam pemantauan status dokumen internal