SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERSURATAN TERINTEGRASI JURUSAN INFORMATIKA DAN FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

Abstract

Jurusan Informatika merupakan salah satu jurusan yang berada di fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (MIPA), Universitas Jenderal Achmad Yani (Unjani). Secara umum, surat yang beredar di jurusan Infromatika dan fakultas MIPA Unjani dikategorikan dalam tiga kategori yaitu surat masuk, surat edaran dan surat keluar. Pengolahan surat di jurusan Informatika Unjani belum terintegrasi dengan fakultas MIPA, hal ini menimbulkan beberapa persoalan yang dapat menghambat kinerja jurusan dan fakultas dalam membuat surat. Proses dalam verifikasi surat cukup memakan waktu, karena setiap surat baru baik itu surat edaran maupun surat keluar tidak langsung memberitahukan kepada bagian yang memverifikasi surat karena faktor tertentu seperti tidak ada ditempat, serta dalam pengarsipan surat tidak terkelola dengan baik yang mengakibatkan penelusuran surat tidak efisien. Sistem yang diusulkan memiliki tujuan untuk dapat mengintegrasikan pengolahan surat di jurusan dan fakultas, melakukan pengolahan data surat masuk, surat edaran dan surat keluar guna mempermudah dalam proses pembuatan surat dan penelusuran surat, dapat memberitahukan kepada bagian yang akan memverifikasi surat menggunakan SMS (Short Messages Service) Gateway setiap adanya surat edaran dan surat keluar yang baru secara langsung untuk diverifikasi dengan menggunakan digital signature agar segera ditindaklanjuti. Tahap perancangan sistem menggunakan metode pengembangan sistem waterfall, yang dimulai pada pengumpulan data, analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. Hasil penelitian ini memungkinkan pengelola surat menjadi terstuktur dan pihak yang memverifikasi surat dapat dengan mudah memverifikasi sehingga memangkas waktu verifikasi surat.